Dal 2025 vitto, alloggio e viaggi in Italia sono deducibili solo se pagati con mezzi tracciabili. Ecco cosa cambia per imprese e professionisti.
Con l’entrata in vigore del Decreto-Legge n. 84 del 18 giugno 2025, il Governo introduce importanti novità in materia di tracciabilità dei pagamenti per imprese e lavoratori autonomi.
Da quest’anno, le spese sostenute in Italia per viaggi, trasferte, vitto, alloggio e trasporti saranno deducibili dal reddito d’impresa o di lavoro autonomo solo se pagate con strumenti tracciabili.
Si tratta di una misura che mira a rafforzare la trasparenza fiscale e a ridurre il rischio di spese non documentate o difficilmente verificabili.
🔍 Ambito di applicazione
L’obbligo riguarda tutte le spese sostenute sul territorio nazionale per:
- Viaggi e trasferte (inclusi taxi, NCC e trasporti pubblici non di linea);
- Vitto e alloggio, come ristoranti, hotel, bed & breakfast o strutture ricettive;
- Servizi accessori legati a missioni lavorative o trasferte aziendali.
In sostanza, per poter essere considerate deducibili fiscalmente, tali spese devono essere pagate in modo tracciabile, anche attraverso:
- Carte di credito, debito o prepagate;
- Bonifici bancari;
- App di pagamento collegate a conti correnti (es. Satispay, Revolut, Apple Pay, Google Pay).
⚖️ Le eccezioni
Come chiarito dall’interpello n. 188/2025 dell’Agenzia delle Entrate, la norma non si applica alle spese sostenute all’estero.
Questo significa che, per viaggi o trasferte fuori dal territorio nazionale, la deducibilità rimane valida anche in caso di pagamento in contanti, purché la spesa sia regolarmente documentata da fattura o ricevuta.
💼 Professionisti e imprese: nuove regole di deducibilità
Il DL 84/2025 ha aggiornato i requisiti di deducibilità per i costi relativi a:
- Vitto e alloggio in Italia;
- Viaggi e trasporti professionali;
- Spese di rappresentanza (cene con clienti, eventi, regali aziendali, ecc.).
Per imprese e professionisti, la tracciabilità del pagamento diventa condizione necessaria ai fini della deduzione.
In caso contrario, anche una spesa apparentemente coerente con l’attività — se pagata in contanti — non potrà essere dedotta fiscalmente.
🧾 Spese di rappresentanza: obbligo di tracciabilità anche all’estero
L’articolo 54-septies, comma 2, introduce inoltre un principio di tracciabilità totale per le spese di rappresentanza sostenute dai professionisti, ovunque esse avvengano.
Che si tratti di un pranzo di lavoro in Italia o di un evento promozionale all’estero, la spesa sarà deducibile solo se effettuata tramite mezzi di pagamento tracciabili.
✅ Cosa fare in pratica
Per adeguarsi correttamente alla nuova disciplina, imprese e studi professionali devono:
- Aggiornare le proprie policy interne di gestione delle spese e dei rimborsi;
- Evitare i pagamenti in contanti per tutte le spese sostenute in Italia legate all’attività;
- Predisporre sistemi di rimborso tracciati anche per dipendenti, collaboratori e amministratori;
- Conservare sempre la prova del pagamento, come estratto conto, ricevuta POS o conferma digitale;
- Verificare la coerenza dei pagamenti con la documentazione contabile e fiscale.
⚠️ Attenzione ai controlli fiscali
La deducibilità delle spese non tracciate rappresenta uno dei nuovi punti di attenzione dell’Amministrazione finanziaria.
In caso di accertamento, l’onere della prova spetta al contribuente: se non si è in grado di dimostrare la tracciabilità del pagamento, la spesa viene integralmente disconosciuta, con conseguente recupero a tassazione e potenziali sanzioni.
📊 Obiettivo della norma
Il rafforzamento degli obblighi di tracciabilità rientra nella strategia del Governo per:
- aumentare la trasparenza dei flussi di denaro;
- contrastare le forme di evasione indiretta legate ai rimborsi spese;
- uniformare la disciplina fiscale tra imprese e professionisti;
- digitalizzare i processi di rendicontazione aziendale.
🧠 In sintesi
| Aspetto | Regola dal 2025 |
|---|---|
| Territorio | Obbligo solo per spese sostenute in Italia |
| Spese interessate | Vitto, alloggio, viaggio, taxi/NCC |
| Condizione per deduzione | Pagamento tracciabile |
| Spese all’estero | Deducibili anche se in contanti |
| Spese di rappresentanza | Obbligo tracciabilità ovunque sostenute |
| Entrata in vigore | 18 giugno 2025 |
🚀 Conclusione: agire ora per non perdere deduzioni
Il DL 84/2025 impone un cambio di mentalità: ogni spesa professionale deve essere tracciata per essere fiscalmente valida.
Per evitare perdite di deducibilità o contestazioni, è fondamentale aggiornare subito procedure, strumenti di pagamento e processi di rendicontazione.
Con BPlanning, le imprese e i professionisti possono:
- verificare la conformità alle nuove regole fiscali,
- ottimizzare la gestione delle spese aziendali,
- digitalizzare la rendicontazione con strumenti tracciabili e automatizzati.
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