1. Di cosa stiamo parlando, in pratica
La contabilità semplificata per cassa è oggi il regime naturale per le cosiddette “imprese minori”:
ditta individuale, snc, sas, piccole realtà che non superano determinati limiti di ricavi.
L’idea è semplice:
Paghi le imposte quando incassi (e quando paghi), non quando emetti fattura.
Il reddito non è più calcolato “per competenza” (come nelle contabilità ordinarie), ma principalmente per cassa:
- entrano solo i ricavi effettivamente incassati;
- escono solo le spese effettivamente pagate;
- alcuni componenti (ammortamenti, plusvalenze, TFR ecc.) restano però ancora legati alla competenza → per questo si parla di regime misto cassa/competenza.
2. Chi può usare la contabilità semplificata per cassa
Sono ammessi:
- imprese individuali (ditte individuali);
- società di persone (SNC, SAS);
- società di fatto che svolgono attività d’impresa.
Sono esclusi:
- società di capitali (Srl, Spa, Sapa) ed enti commerciali → sempre in ordinaria;
- contribuenti in regime forfettario → hanno già un loro regime semplificato.
Limiti di ricavi
Per poter restare in semplificata (o entrarci) i ricavi dell’anno precedente non devono superare:
- 500.000 € → se l’attività è solo prestazione di servizi;
- 800.000 € → se si tratta di vendita di beni (o attività “miste” con prevalenza beni).
Se fai attività mista (beni + servizi):
- si guarda l’attività prevalente;
- se i ricavi non sono distintamente annotati → si applica il limite più alto (800.000 €).
💡 Esempio rapido
Ditta individuale:
- vendita prodotti alimentari: 650.000 €
- catering (servizi): 90.000 €
Prevalgono i beni (650 > 90), quindi limite 800.000 €.
Totale 740.000 € → può rimanere in semplificata.
3. Passare volontariamente alla contabilità ordinaria
Anche se la semplificata è il regime naturale, l’impresa può optare per la contabilità ordinaria:
- di fatto: tenendo libro giornale, inventari, scritture complete;
- formalmente: comunicando l’opzione nel quadro VO del modello IVA.
L’opzione:
- vincola per almeno 3 anni;
- si rinnova poi di anno in anno se non viene revocata.
Perché alcuni scelgono l’ordinaria?
- gestione più precisa di costi/ricavi;
- migliore lettura del bilancio e dei margini;
- spesso richiesta dalla banca in caso di affidamenti importanti.
4. Come si calcola il reddito in semplificata per cassa
La formula di base è:
Reddito d’impresa = Ricavi e proventi incassati – Spese e oneri pagati
(con alcuni componenti calcolati ancora per competenza)
Cosa segue il criterio di cassa
Componenti positivi (entrate):
- corrispettivi per cessione di beni e prestazioni di servizi;
- contributi e indennità in conto esercizio;
- utili/dividendi incassati;
- autoconsumi (si considerano comunque come ricavi).
Componenti negativi (uscite):
- acquisto merci e materie prime (quando pagate);
- utenze, affitti, spese generali;
- assicurazioni, spese professionali;
- interessi passivi pagati;
- imposte deducibili (es. IMU no, IRAP/IRAP su lavoro dipendente con regole specifiche).
Cosa resta per competenza
Qui il regime è misto, non “cassa pura”. Restano a competenza:
- ammortamenti beni materiali e immateriali;
- plusvalenze/minusvalenze su cessione beni strumentali;
- TFR e accantonamenti affini;
- sopravvenienze attive e passive.
In pratica:
incassi e pagamenti governano il grosso del reddito, ma per alcuni elementi continua a valere “l’anno di competenza”.
5. Rimanenze: cosa cambia
Nella semplificata per cassa le rimanenze finali non contano più ai fini del reddito.
Per evitare doppie tassazioni, nel primo anno di ingresso nel regime:
- le rimanenze finali dell’anno precedente (valutate per competenza) vengono dedotte interamente come rimanenze iniziali → riduzione del reddito del primo anno in semplificata.
6. Obblighi contabili: i tre metodi possibili
La norma consente tre modalità operative:
- Registri incassi/pagamenti dedicati
- registro cronologico incassi;
- registro cronologico pagamenti;
- più registri IVA.
- Registri IVA “integrati”
- usi i normali registri IVA (fatture emesse/registrate)
- e annoti, con campi aggiuntivi, le date di incasso/pagamento.
- Metodo della presunzione (regola pratica)
- si considera che incassi/paghi alla data di registrazione del documento (fattura, corrispettivo);
- non devi tenere un registro separato degli incassi e pagamenti;
- è una semplificazione molto usata, ma anticipa talvolta la tassazione.
Esempio – Metodo 3 (presunzione)
- Fattura emessa e registrata: 28/12/2025 → 2.000 €
- Incasso effettivo: 10/01/2026
Con il metodo presuntivo, la fattura si considera incassata nel 2025 → tassata nel 2025.
Se invece usi i registri incassi/pagamenti, conterà nel 2026.
7. Passaggi tra regimi: niente doppia (o zero) tassazione
Quando si passa:
- da ordinaria (competenza) a semplificata (cassa), o
- dalla semplificata all’ordinaria,
vale una regola chiave:
Ricavi e costi che hanno già concorso alla formazione del reddito in un anno non vanno più tassati/dedotti in anni successivi.
Esempio
- Fattura emessa nel 2024 (in ordinaria), imponibile 5.000 €, già tassata per competenza.
Incasso nel 2025 (quando sei in semplificata): non rientra nel reddito 2025. - Spesa di 2.000 € dedotta nel 2024 per competenza, ma pagata nel 2025: non si rideduce nel 2025.
Serve sempre un piccolo lavoro di “pulizia di transizione” per non duplicare o azzerare componenti.
8. Perdite d’impresa: come si usano
Le perdite in semplificata seguono le regole generali dei redditi d’impresa:
- si compensano solo con redditi d’impresa (non con redditi di lavoro, fabbricati, ecc.);
- si possono riportare senza limiti di tempo, ma ogni anno solo fino a max 80% del reddito;
- eccezione: primi tre periodi d’imposta di nuova attività → la perdita è compensabile al 100%.
9. IVA: cosa cambia (e cosa no)
Ai fini IVA, la contabilità semplificata:
- non cambia regole di fondo:
- liquidazioni periodiche, detrazione, dichiarazione annuale restano;
- puoi organizzare registri in modo da allineare registrazione a incasso/pagamento, ma
- l’esigibilità IVA continua a seguire le regole del DPR 633/72 (emissione fattura, effettuazione operazione, ecc.), salvo casi particolari (es. esigibilità differita).
Quindi:
semplificata per cassa ≠ IVA per cassa. Sono due mondi diversi, anche se puoi coordinarli.
10. Vantaggi e criticità operative
Vantaggi
- Tassazione più vicina alla liquidità: paghi quando incassi, non sulla carta.
- Semplificazione rimanenze: niente calcoli di esistenze finali ogni anno.
- Meno oneri contabili rispetto all’ordinaria.
- Utile per chi ha clienti lenti nei pagamenti o margini contenuti.
Criticità
- Se usi il metodo presuntivo, puoi tassare prima del reale incasso.
- Occorre attenzione nella gestione del passaggio di regime (transizione cassa/competenza).
- Le perdite hanno limiti di utilizzo (80% del reddito oltre i primi tre anni).
- Per banche e rating, talvolta la contabilità ordinaria offre bilanci più “leggibili”.
L’esperto – 3 domande che arrivano spesso
1. Una ditta in semplificata emette a dicembre 2025 una fattura da 3.000 €, incassata a febbraio 2026: in che anno si tassa?
Dipende dal metodo contabile scelto:
- Se utilizza un vero criterio di cassa (registri incassi/pagamenti): il ricavo rileva nel 2026, anno dell’incasso.
- Se ha scelto il metodo della presunzione e registra la fattura nel 2025: il ricavo si considera incassato nel 2025.
2. Come tratto il TFR nel regime per cassa?
Il TFR segue ancora la competenza:
- ogni anno si deduce il relativo accantonamento;
- il pagamento al momento dell’uscita del dipendente non rileva ai fini della deduzione (è già stato dedotto negli anni precedenti).
3. Posso dedurre le rate di mutuo o leasing?
Sì, ma con attenzione:
- per il mutuo, sono deducibili gli interessi passivi pagati (regola generale), la quota capitale non è costo;
- per il leasing, deduci il canone pagato secondo le regole specifiche (competenza contrattuale), tenendo conto che la deduzione segue comunque limiti e tempi previsti dalla norma.
Caso pratico Bplanning
Situazione
Maria ha una ditta individuale di commercio al dettaglio. Fino al 2024 era in contabilità ordinaria.
Nel 2025 passa alla semplificata per cassa.
Dati:
- Ricavi 2025 fatturati: 300.000 €
- Di questi, 40.000 € sono fatture emesse a dicembre 2024 (già tassate per competenza) ma incassate nel 2025.
- Costi 2025 pagati: 210.000 €
- Rimanenze finali 2024: 50.000 €
Gestione corretta
- Le fatture 2024 incassate nel 2025 (40.000 €): non rientrano nel reddito 2025 (già tassate nel 2024).
- Il reddito 2025 si calcola su:
- ricavi effettivamente incassati nel 2025 al netto di quelli già tassati in passato;
- costi effettivamente pagati nel 2025;
- Le rimanenze finali 2024 (50.000 €) diventano deduzione integrale nel 2025 come rimanenze iniziali “svuotate”.
Risultato:
Maria evita doppia tassazione sui ricavi “di transizione” e beneficia di una deduzione piena delle rimanenze, riducendo il reddito del primo anno in semplificata.
In sintesi Bplanning
- La semplificata per cassa è perfetta per chi vuole allineare imposte e incassi.
- La scelta del metodo contabile (incassi/pagamenti vs presunzione) è decisiva per la tempistica della tassazione.
- Il passaggio da/verso altri regimi va progettato, non improvvisato.
Se vuoi, possiamo costruire insieme una checklist operativa di studio per valutare, cliente per cliente, se la semplificata per cassa è davvero il regime più conveniente e come gestire al meglio il passaggio.
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