Scopri i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate (interpello n.270/2025) sui rimborsi chilometrici nel reddito da lavoro autonomo, i criteri per la documentazione analitica e l’applicazione della ritenuta d’acconto.
Rimborsi chilometrici: il criterio per ritenerli imponibili
Introduzione
I rimborsi chilometrici rappresentano un tema centrale per i professionisti che operano fuori sede. La recente risposta all’interpello n. 270/2025 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che il tradizionale calcolo “km × tariffa” non costituisce prova analitica del costo e, pertanto, concorre al reddito da lavoro autonomo ed è soggetto a ritenuta d’acconto. Vediamo quali sono le regole operative, le differenze tra rimborsi analitici e parametrici e gli esempi pratici più significativi.
1. Regime fiscale dei rimborsi parametrici (km × tariffa)
– Definizione: rimborso calcolato semplicemente moltiplicando i chilometri percorsi per una tariffa unitaria.
– Posizione dell’Agenzia: non è “analitico” perché non documenta il costo effettivo sostenuto (carburante, pedaggi, ecc.).
– Conseguenza: il rimborso parametrico concorre integralmente al reddito professionale e il committente deve operare la ritenuta d’acconto (art. 25, DPR 600/1973).
2. Spese analitiche e prova documentale
Per escludere i rimborsi dal reddito occorre che il professionista:
- addebiti le spese separatamente in fattura;
- alleghi documenti nominativi (ricevute carburante, biglietti autostradali, scontrini, fatture di parcheggi);
- dimostri la reale sostenibilità e riconducibilità della spesa all’incarico.
Solo così il rimborso viene considerato “analitico” e rientra nell’esclusione prevista dall’art. 54, c. 2, lett. b) del Tuir.
3. Il periodo transitorio e l’entrata a regime
– Fino al 31.12.2024: tutte le tipologie di rimborso (analitiche o parametriche) concorrevano al reddito e subivano ritenuta.
– Dal 1.1.2025: entrano in vigore le regole di onnicomprensività introdotte dal D.Lgs. 192/2024. I rimborsi analitici debitamente documentati restano esclusi dal reddito; i rimborsi parametrici continuano a essere imponibili.
4. Ritenuta d’acconto e reddito da lavoro autonomo
– I rimborsi parametrici (km × tariffa) costituiscono componente del reddito professionale.
– Il committente applica la ritenuta d’acconto, a titolo d’acconto IRPEF, sull’intero importo fatturato, compresi i rimborsi.
– Il professionista potrà comunque dedurre in dichiarazione i costi veramente sostenuti e documentati, secondo le ordinarie regole Tuir.
5. Esempi pratici
Esempio A – Rimborso analitico con documenti nominativi
Un consulente spende 50 € di pedaggi e 30 € di carburante e presenta:
• ricevute autostradali nominative;
• scontrini carburante a nome del professionista.
Risultato: i 80 € non concorrono al reddito e il committente non applica ritenuta. Il professionista non potrà dedurre nuovamente queste spese.
Esempio B – Rimborso parametrico senza documenti
Lo stesso consulente fattura 0,50 €/km per 300 km (150 €) e allega solo un prospetto dei tragitti.
Risultato: i 150 € concorrono al reddito da lavoro autonomo e sono soggetti a ritenuta d’acconto.
6. Consigli operativi per il professionista
• Tieni sempre separata in fattura la voce “rimborso spese” da quella “compenso professionale”.
• Richiedi e conserva ogni documento nominativo (ricevute, fatture, scontrini).
• Prediligi il rimborso analitico per evitare imposizione diretta e ritenute.
• Se utilizzi piani parametrici, considera l’impatto fiscale e previdenziale.
• Aggiorna i tuoi moduli di fattura e i prospetti di trasferta secondo le nuove regole.
Conclusione
L’interpello n. 270/2025 conferma che il semplice metodo “km × tariffa” non è sufficiente per escludere i rimborsi chilometrici dal reddito da lavoro autonomo. Solo un documento dettagliato e nominativo prova il costo effettivo sostenuto e permette di ottenere il trattamento fiscale agevolato previsto dal Tuir.
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